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企業的信息化歷程也存在著巨大的風險,但企業無法回避信息化這一歷史潮流,因此,善于利用和管理信息技術,去其弊、取其利,對于企業而言,具有重要意義。相對于西方發達國家和地區,我國企業在分銷管理信息化方面還存在巨大差距。這突出表現在我國企業分銷管理信息化方面存在以下六大困境:
1.數字化程度低,基礎設施落后。西方企業在分銷管理中,形成了由企業資源計劃(ERP)系統、客戶關系管理與呼叫中心、自動倉儲系統和物流配送系統等組成的“數字神經系統”。而我國企業基本上還處于“小米加步槍”的階段,自動化程度低。
2.以“人治”為主,管理的精細化程度不夠。信息化需要企業管理標準、明確、規范,而我國企業分銷管理基礎數據匱乏,管理的隨意性大,因此在信息化過程中會遇到很大的困難。
3.管理水平低,運作成本高。管理的規范化和優化(BPR)是信息化的基礎,而對于分銷業務而言,最主要的目標在于速度、效率和成本。而我國企業分銷管理水平低,導致運作成本高昂,而且由于管理不規范,導致在系統實施過程中業務需求不明、流程設計遲遲不能確定,從而大大增加項目實施控制的難度。
4.意識落后,缺乏長遠的規劃。企業要么不知道信息技術能夠給業務運作與管理帶來哪些影響,要么對信息技術“敬而遠之”,以為將信息化工作交給信息中心或信息技術部門就萬事大吉。殊不知,信息化首先是業務部門的事。
5.缺乏選擇軟件與服務的科學方法。據一項調查顯示,在IT應用不成功的案例中,因軟件選擇不當而失敗的比例高達67%。正確的選型是成功的重要條件,在這方面常見的問題包括:一是不考慮實際需求,好高騖遠;二是目光短淺,只強調對現有業務的電子化,導致軟件選擇不能適應企業未來發展需要。第三個需要特別注意的問題是,選擇服務與選擇軟件同等重要。從某種角度上講,選擇專業的服務商比選擇具體的軟件產品更為重要。很多IT服務商的服務內容包括IT戰略設計、業務流程設計、功能分析與需求設計、軟件選擇與系統實施。
6.項目管理混亂,缺乏對信息化歷程的把握。信息化是一個非常復雜的過程,它涉及企業的業務、技術、項目管理等方方面面,這就要求項目參與人員具備全面的知識,并在企業中有一定勢能和推動力。但很多企業不了解信息化的客觀規律,無法有效把握系統實施推進和規避風險,因而在具體實施中困難重重。
對策:信息化建設四原則
信息化該如何進行呢?根據筆者從事信息化建設方面的經驗和感受,認為在分銷管理信息化過程中需要堅持以下四項原則:
第一,要從解決最迫切的問題入手。哪個地方是企業經營中最薄弱的環節,就從哪里入手。根據“木桶原理”,水桶的盛水量取決于最短的那塊木板,因此,從解決最迫切的問題入手這樣做的好處在于,很小的投入能夠獲得較大的產出。在很多分銷商中,最大的問題往往是庫存,這是第一步迫切要解決的。
第二,要以業務部門為主導,以業務為本,以管理為綱,信息技術只是實現業務運作與經營管理信息化、集成化、網絡化、智能化的實現手段。因此,業務部門必須先考慮清楚怎么做業務,業務流程什么樣,怎么進行管理和監控,然后再用信息技術的手段來實現。
第三,整體規劃,分步實施。先從ERP做起,打通內部的運作關節,然后建立電子商務;接下來要建立客戶關系管理系統,以及決策支持系統、商業智能系統等等一系列的內容。
第四,靈活性與簡潔性相結合。靈活性是指軟件要能適應企業的變化、發展與業務增長。這同時,應該盡量選用簡潔的,而不能用特別復雜的系統。如果那樣,會大大增加企業信息系統維護成本,提高IT應用的整體擁有成本。
IT應用是一把“雙刃劍”。一方面,如果運用得當,信息技術會給企業帶來巨大的效益;而另一方面,IT應用需要很多技巧、知識和經驗,如果缺乏良好的管理,會將企業拖向黑暗的“IT泥潭”。因此,無論是借助外力,還是發展自身實力,企業都必須盡快提高自己的IT應用水平和能力,充分發揮IT的杠桿效應,獲得專業公司提供的產品和服務,以發展壯大自己。