怎樣開發海外代理目前很多國內貨運企業對海外代理開拓普遍很看重，但在開拓海外代理的道路上，有些人受益匪淺、收獲頗豐，有些人卻感到茫然無措、無從下手。那么國內貨代企業在開拓海外代理時需要注意哪些問題呢？首先，要有掌握外語且懂貨代操作的專業人才海外代理開發是需要專人、甚至專門的團隊來進行的，這是不容置疑的。很多國內貨運企業對專業人才的招聘及海外開發團隊的建設一籌莫展，要么招聘不到專人去做，要么成本過高請不起專人去做。海外代理開發對綜合素質要求比較高，不但需要較高的外語水平，而且要求對整個操作流程的熟悉及控制，而這樣的人才目前還是大量缺乏的，所以很多中國的貨代企業尚沒有專門的海外開發團隊，甚至沒有專門的外語人才和海外代理溝通，導致海外代理開拓業務無法開展。其次，熟悉目標市場及開發對象國家的特點不同區域的國家具有不同的特點，風俗習慣、工作方式及貨代市場現狀也有很大的差異，通過對海外目標市場的了解，進行有針對性的開發，會達到事半功倍的效果，相反，如果盲目開發，一視同仁，不僅浪費人力物力，而且達不到預期效果。和海外代理聯系之前，應先了解一下該代理所在國家和中國的時差，了解其工作時間及節假日，比如，大部分中東國家工作時間為周日至周四，所以如果有緊急的事情需要確認最好周四之前聯系，否則很可能因為對方休息無法及時回復郵件。另外，國外假期相對較多，最好先了解下對方是否在度假，避免因為假期聯系不到代理而帶來麻煩和損失。最后，郵件溝通，提高和海外代理的溝通效率郵件是國際商務往來的重要工具，相對于電話，傳真而言，發郵件更省時省力，也更節省成本。因此，開發海外代理時需要良好的郵件溝通技巧。很多國內貨代企業抱怨開發海外代理太難，發的郵件都沒有回復，溝通效率很低。究其原因是因為很多國內貨代發給海外代理的郵件并不規范，不符合國際商業信函往來的標準。
常見的問題總結如下：
1. 郵件沒有標題，或者郵件標題不明確。有的郵件標題就是一個”Hey!”，這樣的郵件很可能會被海外代理直接就當作垃圾郵件刪掉了，因此郵件標題要明確，最好能吸引收件人的興趣，且讓收件人看到標題就知道你此封郵件的目的。
2. 郵件內容無頭無尾。第一封郵件是很重要的，有些貨代聯系海外代理的郵件里只是把公司簡介粘貼一下就發過去了，海外代理收到這樣的郵件，會感到莫名其妙，不知道發郵件的人想干什么。一般來說，第一封郵件需要明確你發郵件的目的，明確公司優勢航線，優勢業務，對海外代理有什么需求等。貨代往來郵件一般以詢價居多，如果是詢價，那么郵件里需要告訴對方基本的貨盤信息，比如， POL，POD，貨量，箱型，品名，走貨時間，付款方式，具體要求等，這樣可以避免雙方往返郵件詢問貨物信息，從而可以縮短前期郵件往復的次數，提高溝通效率，且可以體現貴司人員的職業水準和專業程度，為雙方合作打下良好的基礎。另外，即使海外代理的報價暫時無法滿足您的需求，也要及時回復郵件告知海外代理，以期將來有合作機會，切忌詢完價再無回復。
3. 亂用大寫。如果亂用大寫，特別是問句或者是抱怨，對方會以為你在對他大喊大叫。
4. 中國化習慣和表達。舉個例子，我們常常用感嘆號來引起他人注意，文章中感嘆號使用頻率也很高，很多中國貨代公司寫英文郵件時通篇也都是感嘆號，這是典型的中國化習慣和表達。事實上，感嘆號在英語中使用頻率很少，過多的使用感嘆號被認為是輕浮或者不成熟的表現。
5. 使用非企業郵箱發郵件。很多貨代公司沒有企業郵箱，發郵件時使用的是126，163，hotmail等非企業郵箱，這樣給人的感覺是公司實力不夠，且這樣的郵箱在一些國家遭到屏蔽的可能性也很大，不但和海外代理的溝通效率會大大降低，而且也可能貽誤商機。
6. 使用即時聊天工具談業務。一些國內貨代和海外代理談業務的時候傾向于使用MSN，Skype，Yahoo等即時聊天工具，而不用郵件，郵件溝通已經是國際商務往來的主要工具，且發生糾紛時郵件往來記錄也可以作為證據，而即時聊天工具只是一種和海外代理取得聯系的快捷方式，無法代替郵件。比如，貨代企業若有呆賬壞賬收不回來，專業的賬款回收機構一般會要求將雙方往來郵件打印出來或者轉發一份以便了解雙方合作的情況，雙方郵件往來的日期和內容一目了然，很清晰的就能了解事情的始末。我們可以通過即時聊天工具提醒海外客戶查收郵件，或者禮貌性的問好、打招呼，但是具體的業務還是要用郵件溝通。
7. 急功近利。很多中國貨代在和海外代理溝通的第一封郵件就是赤裸裸地向海外代理要貨，如果對方暫時沒有貨物往來便不再聯系。海外代理尚不了解貴公司實力如何，是否有好的服務、好的價格，不清楚貴公司信譽度如何，在對貴公司一無所知的情況下，就將貨物給你操作的可能性微乎其微。這就需要和代理長期保持聯系并維護海外代理，不斷的滲透企業服務理念，建立信任關系，才有可能贏得長期合作的機會。永遠記得，No pains, No gains.
8. 郵件不規范。很多國內貨代發出去的郵件滿篇都是拼寫錯誤，海外客戶看了半天也搞不懂是什么意思，而且一封郵件里有好幾種字體、好幾種顏色，看起來很花哨、很不規范。英文中比較正規的字體是Times New Roman字體，建議養成發郵件前使用拼寫檢查的良好習慣。
9. 關于郵件簽名。一般來說，稍專業一點的公司都會要求統一的簽名檔，包括公司logo,自己的名字、職位、電話、傳真、郵箱、網址等，不但方便海外客戶聯系自己，而且也能體現企業的專業水準。自己的聯系方式若有變化，只需改一下簽名檔即可。走國際化、開發海外代理將成為未來貨代業務發展的主流，如果國內貨代企業想要把握住貨代市場發展的脈搏，必然要走海外代理開拓的發展道路，這就需要對海外代理有更加清晰的認識，也需要了解和海外代理交際溝通的思維方式、操作方法。希望上述建議對國內貨代企業在開拓海外代理的過程中有所幫助。
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